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¿Para cuándo dice que lo quiere? Eso dice el letrero colgado en la pared.
El cliente que aguarda impaciente tras el mostrador ya sabe a qué atenerse: los monigotes muertos de risa que rodean la frase del rótulo no dejan lugar a duda alguna.
La manera en la que percibimos el tiempo es muy distinta según las circunstancias. A quien le hemos encargado el trabajo dice que cunde poco y pasa muy deprisa. Al otro lado del mostrador, el que espera el resultado afirma todo lo contrario: que va muy lento.
En el mundo del trabajo el tiempo puede ser considerado una especie de materia prima. Lo necesitamos para realizar nuestras tareas. Sabemos que tiene un precio e incluso hay quien dice que es oro. Sin embargo a menudo tenemos la impresión de que no somos del todo propietarios del tiempo disponible. Se escurre entre nuestros dedos sin que podamos hacer nada para retenerlo. Es una materia prima costosa que se agota rápidamente y que no podemos almacenar, comprar o reponer.
A menudo nos encontramos en la situación del conejo en Alicia en el País de las Maravillas:
-¡Llego tarde, llego tarde, llego tarde…! Exclama mientras corre de un lado a otro mirando el reloj.
¿Qué podemos hacer cuando el tiempo del que disponemos parece que no es suficiente para efectuar los trabajos que nos hemos propuesto o nos han encomendado y nos da la impresión de llegar siempre tarde?
La primera pregunta que debemos plantearnos es si el volumen de las tareas que nos proponemos afrontar es razonablemente asumible. El principio de ergonomía nos obliga a adaptar el trabajo a la persona y no la persona al trabajo. Nada podrá hacerse si nos proponemos retos laborales que sobrepasan las capacidades de cualquier individuo. En ese caso, la única solución posible es disminuir la carga de trabajo.
Una vez ajustada ésta, debemos optimizar el tiempo. Buscar la mejor manera de emplearlo, de distribuirlo y de sacarle partido. Pero no parece una empresa fácil ya que nadie nos ha enseñado a hacerlo. Para el común de los humanos, es una tarea compleja directamente relacionada con la productividad, es decir, con la cantidad de trabajo producido por unidad de tiempo. Más resultados en menor tiempo comportarán mayor rendimiento económico o recompensa en forma de más tiempo libre.
Sin embargo, hay trabajos como el del espectáculo en vivo en los que el tiempo parece obedecer a otras reglas. Se debe al hecho de que en las tareas del escenario trabajamos siempre contra una "dead line", una fecha y hora de entrega inexorable: el momento en el que hay que levantar el telón. El tiempo corre y debemos alcanzar nuestros objetivos a cualquier precio. Retrasar un estreno o suspender un "bolo" son auténticas catástrofes frecuentemente vinculadas a una deficiente gestión del tiempo.
Como consecuencia, experimentamos a diario en nuestra vida profesional, un extraño mecanismo mediante el cual acabaremos efectuando la función cualesquiera que sean las circunstancias. "Siempre se estrena" dicen los viejos del lugar. Así pues, levantaremos el telón con independencia del tiempo que hayamos tenido para preparar el espectáculo. Se cumple uno de los enunciados de la denominada Ley de Parkinson que dice: "el tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible".
También sabemos que, sea cual sea la previsión, estaremos trabajando muy ocupados hasta el mismo momento de levantar el telón. Nunca sobrará tiempo. Se verifica inexorablemente un segundo enunciado de la citada regla: "todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar la totalidad del tiempo disponible para su completa realización". Esta ley, con diversas formulaciones y corolarios tiene aplicaciones en campos como la economía o la informática. Fue enunciada en la primera mitad del siglo XX por C. L. Parkinson a raíz de unos estudios realizados sobre la organización de la marina británica.
La clave de su razonamiento consiste en negar la relación que existe entre una tarea y el tiempo que debemos destinar a su realización. A cualquier gestor de proyectos se le ponen los pelos de punta sólo con pensar que eso pueda ser así. La organización de un proyecto se asienta en el desglose de los trabajos a realizar y la asignación de recursos a cada una de las tareas resultantes, entre ellos el tiempo y el personal. Pero en el espectáculo hemos desarrollado una especie de estrategia que nos permite llegar siempre a tiempo -aunque normalmente corriendo-, que nos convierte en ejemplos vivientes de esa falta de relación apriorística entre tiempo y tarea.
Como consecuencia, acabamos aceptando una idea muy perniciosa: si siempre llegamos, ¿para qué planificarnos? Aceptamos como normal la falta de planificación y la excusamos debido a la relación con lo artístico o por la eventualidad de los imprevistos. En nuestro trabajo los imprevistos como sinónimo de fatalidad no existen. Son únicamente lo que su nombre indica: el resultado de la falta de previsión y la ausencia de planificación.
Los responsables de la organización de un espectáculo deben ser capaces de efectuar una adecuada planificación en el tiempo. Sabemos que no es fácil y que en ausencia de tareas idénticamente repetidas (incluso para un espectáculo en gira), la estimación de tiempos es una actividad que requiere gran experiencia.
La buena gestión del tiempo, tanto la propia y la de los demás, no pasa por obligarnos a correr contra el reloj. Una adecuada planificación del tiempo ha de ser respetuosa con las personas. Lo contrario llevará al estrés sostenido, a la ansiedad o al accidente por prisas. Trabajar bien implica gestionar bien el tiempo.
La situación de nuestro amigo el Conejo, asustado y estresado no parece tener buen pronóstico:
- ¡La Duquesa! ¡Cómo se va a poner la Duquesa si la hago esperar! Estoy tan seguro de que me hará ejecutar como de que los grillos son grillos!
En el espectáculo en vivo, dado que no podemos postergar la función, la planificación a la baja del tiempo o del personal, ya sea por error, impericia o interés, sólo nos deja una válvula de escape: la calidad.
Quizá en ese caso el público no acabe ejecutándonos, pero al fin y al cabo, ofrecer malos productos, ¿no es ponerse la soga al cuello?
Jordi Planas
Jordi Planas
